quarta-feira, 5 de outubro de 2011

Os 5S nos escritórios

Os 5S não são aplicados apenas no chão de fábrica e nos armazéns. Os 5S também podem e devem ser aplicados nos escritórios. Tal como para os colaboradores fabris, os colaboradores dos escritórios devem executar as suas actividades eficientemente, através da manutenção dos seus postos de trabalho, limpos, arrumados e organizados.



Os materiais que são utilizados no trabalho diário, tais como agrafadores, furadores, o telefone, a fotocopiadora, o papel para a fotocopiadora e impressoras e outros devem possuir um local marcado e o hábito de os repor no seu sítio deve estar em prática. Todas estas arrumações e localizações removem a ambiguidade e as hesitações dos locais de trabalho e como tal contribuem fortemente para o aumento da eficiência.

Em cada secretária e nos armários envolventes deve ser feita uma primeira separação entre os documentos que são necessários e o que não mais vão ser utilizados.

Dentro dos documentos necessários podemos fazer uma segunda segregação:
1.Documentos para tratamento:
1.No tabuleiro de entrada
2.Em curso
3.No tabuleiro de saída
2.Documentos que existem para referência e;
3.Documentos que devem estar arquivados.

O fluxo de circulação dos documentos deve ser alvo de uma análise crítica e tudo o que possa contribuir para tornar o tornar mais visível deve ser promovido. Devemos ser capazes de ver rapidamente onde estão os documentos a acumular e devemos ver rapidamente que documentos estão a ficar atrasados. Se possível deveríamos criar mecanismos que garantam que os documentos seguem uma lógica FIFO.

Todos os colaboradores devem ter uma formação onde o conceito de desperdício deve ser focado. Devem ser capazes de identificar o MUDA, MURA e MURI – o desperdício, o trabalho irregular e o trabalho em esforço.

Aquilo que se começa não devemos ser interromper, todos os pendentes devem ser evitados e só devemos iniciar aquilo que podemos terminar.

Como exemplo aqui vão duas regras que diminuem o número de interrupções:
1.Realizar reuniões apenas de manhã, para que o trabalho se possa desenvolver sem interrupções na parte da tarde;
2.Responder a e-mails apenas da parte da manhã, para que o trabalho se possa desenvolver sem interrupções na parte da tarde.

A consequência da aplicação destas regras deve ser um trabalho mais eficiente e menos stressante.

Do Eduardo Martins, daqui: http://vstream.wordpress.com/2011/10/04/os-5s-nos-escritorios/

Sem comentários:

Arquivo do blogue